Du har besluttet dig. Fremtiden er digital, og din virksomhed er klar til at modtage e-fakturaer for at opnå højere datakvalitet og mere automatisering. Men der er én afgørende faktor for succes: dine leverandører. At få dem til at skifte fra at sende PDF’er via e-mail til at sende strukturerede e-fakturaer via Nemhandel/Peppol-netværket kræver en proaktiv og velkommunikeret indsats. Her er din guide til at gøre overgangen så gnidningsfri som muligt.
Trin 1: Gør dit eget forarbejde
Før du kontakter en eneste leverandør, skal du have dit eget hus i orden.
- Find dit EAN/GLN-nummer: Dette er din virksomheds unikke digitale adresse. Sørg for, at det er let tilgængeligt.
- Vælg din modtagelseskanal: Bekræft, at din software (som Nordflow) er korrekt opsat som dit adgangspunkt til netværket.
- Forstå fordelene for *dem*: Forbered dig på at forklare, hvorfor dette også er en fordel for leverandøren. Det er ikke kun for din skyld.
Trin 2: Segmenter dine leverandører
Du behøver ikke at flytte alle leverandører på én gang. Start der, hvor gevinsten er størst. Opdel dine leverandører i tre grupper:
- Gruppe A (Høj prioritet): Dine største leverandører målt på volumen og værdi. Det er dem, der sender mange fakturaer, ofte med mange varelinjer. Her er potentialet for tidsbesparelse og færre fejl størst.
- Gruppe B (Mellem prioritet): Faste, mellemstore leverandører, som du har en god relation til.
- Gruppe C (Lav prioritet): Små leverandører, du handler med sjældent. Her kan det i starten være acceptabelt fortsat at modtage PDF’er.
Fokuser din primære indsats på Gruppe A. Når de er med ombord, har du allerede vundet 80% af slaget.
Trin 3: Kommuniker klart og enkelt (med skabelon)
Din kommunikation skal være venlig, informativ og handlingsorienteret. Undgå teknisk jargon. Fokusér på de gensidige fordele. Her er en skabelon, du kan tilpasse og sende til dine Gruppe A-leverandører:
Emne: Overgang til e-fakturering for hurtigere betaling
Kære [Leverandørnavn],
For at styrke vores samarbejde og sikre en hurtigere og mere sikker behandling af jeres fakturaer, overgår vi hos [Dit Firmanavn] til udelukkende at modtage elektroniske fakturaer (e-faktura) via Nemhandel/Peppol-netværket.
Hvad betyder det for jer?
- Hurtigere betaling: E-fakturaer lander direkte i vores system uden risiko for forsinkelser i en e-mail-indbakke, hvilket sikrer en hurtigere behandling og betaling.
- Færre fejl: Det strukturerede format eliminerer risikoen for aflæsningsfejl, hvilket betyder færre henvendelser og hurtigere godkendelse.
- Bekræftelse på modtagelse: I får en digital kvittering for, at vi har modtaget fakturaen korrekt.
Vores EAN-nummer til e-fakturering er: [Dit EAN-nummer]
De fleste moderne regnskabsprogrammer kan sende e-fakturaer direkte. Hvis I er i tvivl, kan jeres softwareudbyder hjælpe jer.
Vi beder jer venligst om at opdatere jeres system, så alle fremtidige fakturaer sendes til ovenstående EAN-nummer. Fra [Dato] vil dette være vores foretrukne måde at modtage fakturaer på.
Vi ser frem til et fortsat godt og mere effektivt samarbejde.
Med venlig hilsen,
[Dit Navn]
[Dit Firmanavn]
Trin 4: Følg op og vær vedholdende
Et enkelt e-mail er sjældent nok. Vær forberedt på at følge op. Hvis en Gruppe A-leverandør fortsat sender en PDF efter den fastsatte dato, så tag fat i dem igen. En venlig påmindelse er ofte alt, der skal til. Gør det til en fast del af jeres indkøbsproces, at alle nye leverandører fra start bliver bedt om at fakturere via EAN.
Konklusion: En fælles gevinst
At flytte sine leverandører over på e-faktura er en forandringsproces, men det er en investering, der betaler sig mange gange igen. Ved at kommunikere fordelene klart – ikke kun for dig selv, men også for dem – kan du omdanne processen fra at være et krav til at være en fælles opgradering af jeres samarbejde. Hver leverandør, du flytter, er et skridt tættere på et fuldautomatisk, fejlfrit og højeffektivt fakturaflow.
